不管是密集架还是密集柜，多用来存储资料文件，如何减少档案的损毁，最大限度的延长密集架使用年限？
1、防火
很多火灾的发生，源于人为的疏忽。监管人员除了本职工作外，必要的灭火装备也要设计装备好，以备不时之需。
2、防高温和潮湿
纸张遇水，很容易褶皱变形，因此档案室内的防高温、防潮湿措施不可懈怠。若条件允许，尽量避免将库房设置在建筑的顶层或西向夕晒房间。此外，可采取密封的方法隔热隔湿，或采取定期通风的方法降温降湿。
3、防光照
光线中的紫外线辐射对纸张中的纤维和木质素都有很大的直接破坏作用，是纸张强度降低。因此，密集架摆放应尽量避开强光直晒，可悬挂窗帘避免此种损坏。
4、防虫蛀
纸张资料存放久了，难免生虫，对纸张完整性具有很大的挑战。除了存放资料前检查是否生有蛀虫外，还应定期对已存放的密集架进行检查。
5、防盗
资料，尤其很重要的档案，需要做好防盗的措施。
为了不断进步档案治理水平，尽早建成达标档案室，使档案治理达到高尺度、规范化水平。近年来全国档案科研的成果及存在题目，提出了新时期档案工作的目标。 抓好档案收拾整顿，归类等软件建设的同时，着手抓好档案治理的硬件建设，档案室内配备的高尺度密集架、去湿机、消毒柜、排风扇、灭火器、电脑、空调、温度计等设备全部到位，并配有防盗门，防盗锁等基本举措措施，档案密集架使基础建设得到显著进步，严格按照省档案工作规范化治理省特级的要求，设立200多平方米的档案库、档案办公室、荣誉档案室、档案陈列室、字画档案陈列室、查档室、图书资料室等七个功能室，达到防火、防虫等“八防”举措措施齐全，配备了专用档案密集架8组，购置了档案治理软件、高速扫描仪、防磁柜等专用设备，做到了档案资料归档有序，治理规范，受到省、市档案部分的高度评价。
    档案库房内全部安装了密集架，防火、防盗、防高温、防潮，全部由计算机控制，实现了档案治理的现代化，现已进行数字化加工的纸质档案有200多万页。
档案室或者档案库房在潮湿的夏季防潮？有的客户说，不是档案室里的档案密集柜已经经过酸洗、磷化、静电喷涂了吗?不是这样就不怕潮湿了吗？其实不然，再好的铁皮档案柜也要注意防潮，因为防潮有益于延长使用寿命，就跟我们人一样，即使每个人都有抗体有抵抗力，那么我们在冬季也要预防感冒。道理是一样的，因此，南方春夏季有梅雨，北方夏季“桑拿天”常客，档案室或者档案库房防潮很重要。
合理的开关窗，通风换气来除湿
档案室或者档案库房放置的档案密集柜尽量离门窗远些。当室外湿气大时，应把上风方向的门窗关闭，只开启下风方向的门窗通风换气，以减少水汽进入室内。待天气转晴室外湿度变小时，可打开所有的门窗，加速水分蒸发。防潮的最重要时段是每天的早晨和晚上，这两段时间的空气湿度较午间更高，若不及时关上门窗，水汽将严重渗透至家居的每个角落。

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